令和5年度障害福祉分野のICT導入モデル事業   結果公表

有限会社CHEER
ライフ13(共同生活援助)

愛知県障害福祉分野
のICT導入モデル事業費
結果
公表

導入前の事業所が抱える課題

  • リアルタイムな情報共有の困難さ
  • 情報整理と処理の効率性の低さ
  • 情報共有の不均一性と偏りいテキストを入力してください。
  • 支援の緊急性への対応の困難さ
  • 記録の不整合性と信頼性の低さ
  • 情報共有手段の不足
  • ここをクリックして表示したいテキストを入力してください。

確実に手書きだと無理・無駄が多過ぎる・・・

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ここをクリックして表示したいテキストを入力してください。テキストは「右寄せ」「中央寄せ」「左寄せ」といった整列方向、「太字」「斜体」「下線」「取り消し線」、「文字サイズ」「文字色」「文字の背景色」など細かく編集することができます。

課題を解決する為の内容

ICT機器等を導入する業務内容(概要)
事業所では、支援計画の作成において、勤務曜日や時間が異なる複数の職員からの情報収集とモニタリングが不可欠です。このため、日々のコミュニケーションの強化は、支援計画の策定と実施において極めて重要です。 ICTツールの導入により、異なる時間帯に勤務する職員間でも、効率的で柔軟な情報共有が可能になります。クラウドベースの文書管理システムやチャットツールを利用することで、職員は自分のスケジュールに合わせて情報を収集・共有でき、リアルタイムでの直接的な情報共有の必要性が減少します。これにより、利用者様の日々の様子やニーズに関する情報が迅速に収集され、支援計画の策定やモニタリングの質が向上します。 また、十分な数のモバイルデバイスや専用通信プラットフォームの確保は、このプロセスをさらに効果的にします。職員が適切なデバイスを持つことにより、情報のアップロードや共有が迅速に行われ、結果としてより効率的な支援計画の策定と実施が可能になります。 この追加された記述は、異なる勤務パターンを持つ職員間の情報共有の重要性と、ICTツールによってこれをどのように改善できるかを強調しています。ICTツールの導入は、職員間のコミュニケーションを強化し、支援計画の策定と実施の効率を大幅に向上させることが期待されます。

想定削減率が50%!!!を目指しました!!!

個別支援計画・モニタリングなどに関しては、主にサービス管理責任者が担っていることから、機器の増加があっても極端な時間削減とは言い難いと考えます。ただ、補助的に計画作成(案)などを別のメンバーが担うことでの時間や量の削減が見込むことは出来ると考えます。
現状として、現場や会議参加者すべてに機器が割り当たっているという形をとっていないが、今後として現場に出る支援者、また会議参加者すべての者が活用できるようになることで、同時にアクセスし文書の入力、議事録入力、記録の入力が可能になり、現状の時間や量を半減させることが臨まれると考えます。

課題に対するアクション

個人情報と肖像権に配慮しボケている画像を使用

記録システムによる情報伝達

共同生活の現場で簡単に記録入力を行うことで、以下の効果があります:

• リアルタイム指示: リアルタイムで指示を受けることができ、迅速な対応が可能になります。
• 正確な記録作成: ヌケモレなく正確な記録が作成でき、情報の共有がスムーズになります。

• 支援の質向上: スタッフが利用者への支援に困ったり迷ったりすることが減り、支援の質が向上します。

以上のように、記録システムの導入により、業務効率が向上し、利用者へのサービスが改善されます。

バイタル記録

バイタル記録表は手書きだと集計ができない!!!

入力もカンタン

レバー入力
数値入力
のいずれかで入力を行う

日々の入力がグラフ表示
印刷も可能

医療連携に役立ちます。
受診時に持参する際に今まで手書きをコピーまたは別入力を行っていました。

発熱時は自動でアラート

記録システム上での表示と入力時点で管理者や医療関係者へチャットorメール通知

支援計画シート

根拠のある支援の計画と評価と再計画を行う為に・・・

記録システムに支援計画シートのタグをセットしました。

記録の種類が多く迷う事も多いと思います。
「その迷い」がICTに抵抗があると思います。
出来るだけ使用するシステムは最小限にしようと考えました。

計画に基づいて入力がカンタンにできます。

支援手順と記録を合わせて左右に配置
現場以外で支援計画の変更を行なった場合も
現場に行く事なく差し替える事もできます。

支援計画に基づいた記録の集計を自動化

従来の記憶や暗黙値や希望的観測も含んだ正確な根拠ではない支援方針の策定方法から数値による根拠のある支援方針・計画の策定を行う事ができます。
※科学的支援の一歩に近づいた気がします。

食事の記録

食事の内容と摂取量の把握と請求の3つの処理を包括させました。

食事の内容と食事中の風景を画像で記録し情報管理

ご家族様、医療機関等への食事の内容の報告を行う際に必要な記録を現場でカンタンに行う事ができます。 

1ヶ月まとめて
画像付きで表になります。

朝食、昼食、夕食、おやつ などカテゴリーごとでの集計もタイムリーに行う事でカロリーとご費用が同時に出せます。 

住居間での食事内容についての確認ができます。

献立係の情報整理にも効果的です。

医療連携(受診時の伝達と記録)

ご家族様やヘルパーさんへの伝達と受診時の記録と連絡がスムーズになりました。

今までの課題

受診の度に連絡事項をメモで渡すなどの手間があった。
病院からの指示や服薬変更などの情報をメモや口頭で受ける事があり現場で共有+指示を行う際に手間と時間がかかっていた。
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担当者が入力を行う

ご家族様、ヘルパー事業所と連携また紙での出力も可能
な為ホームからの連絡に合わせて受診時の情報や指示を受ける事ができる。

服薬管理

薬の在庫管理が大変だったが記録システムと連動することにより正確に行う事ができた。

服薬管理機能

服薬の記録と薬の保管をシステムと画像を用いて正確に行う。

ご利用者様毎で薬の種類と量を登録する。

薬の在庫管理を行う上で量を登録する。

日々の服薬記録を付ける際に
登録されている薬を選択し入力を行う

誤薬を防ぐ為に画像でも記録を行う事ができる。

入力されている薬毎に残数が表示される。

毎回薬の量と管理を行うのに沢山の時間を使ってました。
記録システムに連動させる事で棚卸しの時間が削減できてます。
まとめ

福祉職では、

まさに「職人技」のような技術が必要とされてきました。「嗅覚」や「動物的感覚」を駆使し、利用者様の微妙な変化を察知するという、伝統の「神業」スキルを求められてます。
例えば、利用者様のわずかな変化を感じ取ると、時間をかけ過去の記録を読み返して集計し、支援方針を決めていました。しかし、この伝統的な方法には問題もありました。
記憶や思い込みに頼り強い発言をする熟年支援者のマウント的発言も多く、組織内の人間関係によっては違う意見や情報が議論に上がらない という状態で根拠が不十分な場合もありました。
ICTの導入により、以下のような具体的な改善が見られます。

1. データ駆動型の意思決定
ICTを活用することで、利用者様の健康状態や行動の変化をリアルタイムで把握し、データを基にした客観的な分析が可能になります。これにより、個々の利用者に最適な支援を迅速に行うことができるようになります。
2. 業務の効率化
電子記録システムの導入により、職員は手作業での記録や報告書の作成から解放され、より直接的なケアに時間を割くことができます。また、過去のデータにアクセスしやすくなることで、情報の検索や分析が迅速に行えるようになります。 個別支援会議等での議論を行う為に必要な情報や記録についても個々人の記憶や思い込みでは無く根拠のある情報で評価と目標を設定できます。
3. 職員の負担軽減
ICTの利用により、業務の自動化や情報の一元管理が可能になるため、職員の負担が大幅に軽減されます。これは、職員が精神的、肉体的に健康を保ちやすくなることを意味し、職場の雰囲気やサービスの質の向上にもつながります。 主に情報伝達の場面においては「言った」 「言わない」 「私は聞いていない」という村社会的なコミュニケーションエラーは減りました。
4. 透明性の向上
ICTを用いた記録システムは、利用者様やその家族に対する透明性を高め、信頼関係の構築に寄与します。利用者様や家族がケアプランや健康記録にアクセスできるようになることで、よりオープンで信頼性の高いコミュニケーションが可能になります。
5.職員の無理と無駄が減りました。 
今までは「その情報は その場所に行かなければいけない」という問題もありましたが、今はどの場所でも情報にアクセスが可能です。 過去には現場にTELを行なって集計や情報を得る作業がありました。
6.チームワークは良くなりました。 
記録システムにより複数の社員さんが効率よく現場で動く事ができてます。
障害福祉分野のICT導入モデル事業 事業報告書

導入の方針は
「 優しく教え合う 」
入力を行ってくれた事に対して称賛しあう。

 
具体的な実践方法
 
1. 定期的なフィードバックセッション
• 定期的なチームミーティングでフィードバックと称賛の時間を設けます。
2. 小さな成功を認める
• 小さな成功や努力を積極的に認める文化を育て、スタッフのモチベーションを持続的に高めます。
 
優しく教え合い、入力作業を称賛し合うことは、チームの連携を強化し、ポジティブな職場環境を作るために非常に重要です。これらの取り組みを継続することで、スタッフ全体の成長と職場の効率化が期待できます。

タブレットとPC導入で業務が革新、未来への展望が広がる

各スタッフにタブレットが配布され、記録入力の迅速化と利用者支援の時間増加が実現しました。PCやタブレットの普及により、紙の記録は過去のものとなり、情報の確認や整理が劇的に効率化されました。

管理者からの指示や連絡は瞬時に現場へ届き、現場スタッフの報告もリアルタイムで正確に行われます。オンライン会議の導入で、会議の効率が飛躍的に向上し、参加者の確保も容易に。移動時間の削減により、会議運営はスムーズになりました。

業務分担の改善により、データ共有が進み、作業効率は大幅に向上。協力体制の強化で、コミュニケーションはこれまでにないほど活発化しました。これらの変革は、未来への展望を広げ、さらなる技術革新と効率化への期待を抱かせます。

タブレットとPCの導入は、業務のあらゆる側面において革新をもたらし、未来への新たな扉を開いています。これからの展開に向けて、ますます進化する業務環境が楽しみです。

年間業務時間数削減率65.4%

従来の課題も乗り越えてます。


ありがとうございました。

有限会社CHEER

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